Traitement des dossiers d’état civil – consulat général de Los Angeles

Actuellement, au sein du consulat général de Los Angeles il faut attendre environ quatre mois afin qu’un dossier d’état civil puisse être traité.

La source du problème réside dans le fait qu’il n’y a qu’un seul agent en charge de ce poste et un nombre important de dossiers à traiter. Cet agent doit, à lui seul, gérer :

• accueil physique, téléphone, courriels des usagers, prise de rendez-vous ;
• aide aux usagers pour les préparations de dossiers destinées à des administrations (divorce, adoption…) ;
• réception et vérification des dossiers remis ou transmis par les usagers ;
• examen et traitement des dossiers pour établissement des actes d’état civil (environ 1500 actes dont près d’un millier de demande de transcription d’actes de mariage) ;
• envoi aux usagers et aux administrations des documents d’état civil établis après signature de l’OEC ;
• apposition des avis de mentions dans les registres d’état civil du poste environ 1000 par an.

On notera qu’une des raisons principales de la surcharge de travail est le nombre très important de dossiers à gérer dont celui des mariages de Français à Las Vegas (plus de 900 depuis le début de l’année et avec les fêtes de fin d’année ce nombre va probablement augmenter d’une manière significative).

Le mariage étant une chose naturelle et le flux de ces unions ne semblant pas se tarir, ne serait-il pas judicieux de créer un poste supplémentaire au consulat de Los Angeles afin d’améliorer ce service envers les Français ?
Ce renfort ne pourrait-il se traduire par la création d’un emploi à temps partiel ou la possibilité d’embaucher un vacataire permettant de résorber le retard et d’assurer aux administrés un délai de traitement raisonnable de leur dossier ?

Les difficultés rencontrées par les postes consulaires en matière d’effectifs sont connues des services d’administration centrale du ministère des affaires étrangères, et plus particulièrement de la Direction des Français à l’étranger et de l’Administration consulaire.

Cette tension sur les effectifs résulte notamment d’un calibrage au plus juste des ETP consulaires, toutes catégories confondues, imposé par les mesures d’économies budgétaires.

Dans le contexte budgétaire contraint que le conseiller de l’AFE connaît bien, les services concernés du ministère des Affaires étrangères s’emploient à assurer une répartition équitable des moyens alloués au réseau consulaire afin d’éviter, autant que possible, toute dégradation de la qualité du service à l’usager.

Dans le cas de notre consulat général à Los Angeles, la DFAE constate toutefois que ce poste dispose de deux agents de recrutement local au service de l’état civil/nationalité. Par ailleurs, les statistiques montrent que l’activité du poste en matière d’état civil est relativement stable depuis 2008, une diminution en 2011 par rapport aux deux années précédentes étant même observée : les actes dressés et transcrits sont passés de 1531 en 2009 et 1610 en 2010 à 1465 en 2011.

Un renforcement éventuel des emplois au service de l’état civil de notre Consulat général à Los Angeles ne pourra être examiné que dans le cadre de la programmation 2013 sur la base des demandes exprimées par le poste./.

ORIGINE DE LA REPONSE  : FAE/MGP/RH