Les démarches d’attribution des premières subventions STAFE sont en train d’avoir lieu dans les postes consulaires suite à la réunion et aux décisions de la Commission Consultative Nationale.

Quel est le contenu des conventions signées entre les deux parties : associations et administrations ?
Quel sera le suivi de l’utilisation des subventions accordées ?
Comment s’effectuera le contrôle de ces subventions ?
Quelles sont le sanctions éventuelles auxquelles s’exposent les associations subventionnées ?

En vue du début de la prochaine campagne STAFE annoncée en janvier 2019, un vade mecum a-t-il pu être rédigé ?

Les conventions de subvention signées par les postes diplomatiques et consulaires avec les associations porteuses de projet dans le cadre du STAFE contiennent toutes les informations utiles à l’administration pour retracer et suivre l’utilisation des fonds accordés.

Leur contenu est le même que celui des conventions habituellement passées par le ministère avec les partenaires qu’il soutient. Il comporte d’une part des éléments de présentation du projet (objet, définition du périmètre, moyens mis en œuvre, calendrier d’exécution), d’autre part des éléments financiers tels le montant de la subvention et le montage budgétaire du projet et enfin les engagements des parties prenantes dont les opérations de contrôle de l’administration. Un exemplaire est joint à la présente réponse.

Le suivi de l’utilisation des fonds sera effectué par les postes diplomatiques et consulaires qui se chargeront de recueillir auprès des associations les comptes rendus techniques et financiers d’exécution des projets. Les comptes rendus d’exécution techniques et financiers devront parvenir aux postes avec toute nouvelle demande de subvention. Faute de présentation d’un compte rendu d’utilisation de la subvention, il ne sera pas possible à l’association de solliciter une nouvelle subvention.
Aussi, cette remise interviendra soit en fin de projet s’il se termine au 1 semestre 2019 ou au plus tard avant la tenue du conseil consulaire STAFE de 2019. Dans le cas où le projet ne serait pas entièrement réalisé, un compte rendu partiel sera remis au poste avant la tenue du conseil consulaire STAFE et le compte rendu final à l’issue du projet. Les associations subventionnées en 2018 et qui ne sollicitent plus de subvention STAFE au titre de 2019 devront tout de même déposer un compte rendu technique et financier d’utilisation de la subvention et ceci au plus tard un an après le versement de la subvention.
Les postes pourront à loisir opérer tous types de contrôles qu’ils jugeront nécessaires : visite sur les lieux, échanges avec le contrôleur financier de l’association, et solliciter la production de tous documents justificatifs.

En matière de sanction, après examen du compte rendu d’emploi de la subvention ou à l’issue des contrôles qu’ils auront effectués, les postes auront la possibilité de demander le reversement de tout ou partie des sommes versées, notamment en cas :
– de refus de communication à l’Administration des documents justificatifs,
– de cession – totale ou partielle – ou de liquidation judiciaire prononcée par un tribunal ainsi qu’en cas de cessation d’activités,
– de non utilisation ou d’utilisation partielle de la subvention,
– de modification des conditions prévues d’utilisation de la subvention, sans accord formel de l’administration par voie de lettre ou d’avenant à la présente convention,
– de modification du plan de financement initial, ayant pour conséquence d’augmenter la proportion de la contribution de l’administration, sauf accord formel par voie de lettre ou d’avenant à la présente convention.

Enfin, un « guide du participant au conseil consulaire STAFE » est en cours de rédaction et sera communiqué aux postes pour transmission aux membres du conseil lors du lancement de la prochaine campagne de subvention du STAFE début janvier 2019.

Vous trouverez ci-dessous le modèle de convention de subvention pour le STAFE