Pascale SEUX
Publié le 09/02/2021

Pascale SEUX

Accédez à sa fiche dans l'annuaire

Conditions du transfert du traitement des demandes de transcriptions des actes d’état civil au service central de l’état civil à Nantes

Question écrite de Mme Seux, Conseillère des Français de l’étranger en Pologne, également membre de l’AFE

A l’occasion du départ en retraite de deux agents consulaires chargées de l’état civil au consulat de Varsovie, il a été décidé de transférer, à partir du 16 décembre 2020, le traitement de toutes les demandes de transcriptions des actes d’état civil des Français résidant en Pologne au service central de l’état civil à Nantes. Cette disposition précède un plan plus large de réduction du nombre d’agents dans les consulats grâce au transfert, à court ou moyen terme, de ces transcriptions dans l’ensemble de l’Union Européenne.

Or le dispositif, tel qu’il est mis en place, implique une forte dégradation du service pour les usagers, avec pour conséquence un risque de découragement de réaliser cette démarche importante, parfois indispensable.

Ceux-ci doivent fournir une traduction assermentée de l’acte à transcrire, là où ils en étaient exemptés depuis au moins vingt ans, pour un coût qui avoisine les 20€ pour une traduction assermentée faite en Pologne d’un document administratif A4 recto verso.

Ils doivent également fournir une enveloppe affranchie pour le retour des documents, ce qui implique d’imprimer des timbres via le site de la Poste, sur la base de consignes imprécises (poids, type de lettre...). Le site de la Poste est peu maniable, encore moins pour un usager éventuellement peu ou pas francophone ou peu au fait des usages et du jargon postaux en France. Le coût minimum pour ce timbre est de 7,35€, payable en ligne.

Est-il possible de lever l’obligation de fournir une enveloppe affranchie ?

Est-il possible de laisser à un agent maniant la langue du pays où les actes sont dressés le soin de vérifier leur nature et leur authenticité et de lever ainsi l’obligation de fournir une traduction assermentée des actes ?

L’activité de transcription d’actes d’état civil de notre ambassade à Varsovie a été transférée au service central de l’état civil à Nantes (SCEC) le 1er janvier dernier. Les usagers adressaient jusqu’alors leur dossier à la section consulaire à Varsovie ; la transmission du dossier continue donc à s’effectuer par courrier à la différence près que le service destinataire est le bureau des transcriptions pour l’Europe – BTE et non plus la section consulaire.

Les modalités d’envoi des dossiers, avec le format des enveloppes souhaitées, sont précisées dans la liste des pièces à présenter à l’appui d’une demande de transcription ; l’achat d’un timbre français peut s’effectuer aisément sur le site de La Poste. L’envoi des dossiers au BTE ne pose aucune difficulté majeure au traitement des demandes de transcription d’évènements survenus dans un pays relevant de la compétence du BTE : Suisse, Liechtenstein, Luxembourg et Monaco.

S’agissant de la question linguistique, la dispense de traduction avait été accordée à notre ambassade à Varsovie par le procureur de la République de Nantes. Cette dérogation ne vaut pas cependant pas pour le SCEC. À cet égard, ce service assure depuis plusieurs années la transcription d’actes d’état civil pour des Français résidant dans des pays dont les langues sont peu pratiquées dans l’administration (albanais, afghan, coréen...). Actuellement, un agent maîtrisant la langue polonaise intervient dans le traitement des dossiers polonais, mais ceci ne peut pas dispenser les usagers de joindre une traduction assermentée.

Cette formalité ajoutée à l’envoi du dossier en France représente certes un coût supplémentaire. Il convient cependant de souligner que toutes les procédures de transcription, de gestion des actes d’état civil et de délivrance des livrets de famille sont gratuites (en Pologne, les copies d’actes sont payantes).

Enfin, il convient de rappeler que les démarches de transcription d’actes, qui ne revêtent aucun caractère obligatoire, sont peu fréquentes dans la vie des Français et des Françaises établis hors de France. La dispense de traduction et de timbrage des enveloppes pour l’envoi de l’acte transcrit et du livret de famille n’est donc pas envisagée.

Origine de la réponse : DFAE/SCEC