Martine SCHOEPPNER
Publié le 12/06/2015

Martine SCHOEPPNER

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Dépassement des frais de déplacement des conseillers consulaires

Question écrite de Mme Martine SCHOEPPNER, conseillère consulaire (Munich), et conseillère à l’AFE (Allemagne, Autriche, Slovaquie, Slovénie, Suisse)

"Les frais de déplacement exposés par les conseillers consulaires dans l’exercice de leur mandat sont compensés forfaitairement par l’indemnité semestrielle prévue à l’article 20. (Décret n° 2014-144 du 18 février 2014).

Toutefois, un conseiller consulaire qui est amené à entreprendre des déplacements dont le coût sur l’année est supérieur à 60 % du montant annuel de l’indemnité qui lui est versée au titre de l’article 20, a droit, sur présentation des pièces justificatives, à un remboursement de frais sur une base forfaitaire."

Les postes nous ont adressé une fiche pratique comportant de nombreuses précisions sur les conditions de remboursement, sans que pour autant nous sachions quels critères seront retenus par l’administration. Une précision « Néanmoins, si le conseiller a la possibilité d’utiliser un moyen de transport public, l’administration retiendra toujours l’option la moins onéreuse et remboursera le conseiller sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins cher » remet même en question la possibilité ouverte par ailleurs.

En outre seuls certains conseillers seront concernés alors qu’ils exercent le même mandat que leurs collègues ! Et ils consacrent beaucoup plus de temps pour participer à ces réunions auxquelles la participation est obligatoire

Pouvez-vous s’il vous plait nous préciser :

- Dans le cas d’utilisation d’un véhicule personnel outre la comparaison du cout du transport, l’administration tiendra-t-elle compte des frais d’approches entre domicile aéroport, gare, lieu de réunion ? Les critères tels que flexibilité et gain de temps seront-ils pris en compte ?
- Dans le cas où un conseiller utilise un transport public et que suite à un cas de force majeure il n’arrive qu’après la réunion que se passe-t-il en terme de remboursement du transport ? Sur quels critères l’administration se base-t-elle pour accepter que le conseiller passe la nuit sur place ?
- Peut-on envisager que ce ne soit pas aux conseillers de fournir les copies des convocations et les PV signés, mais que ces pièces soient rajoutées automatiquement par les consulats qui traitent la demande de remboursement de frais ?

S’agissant des indemnités et des remboursements de frais des conseillers consulaires, le décret 2014-144 du 18 février 2014 relatif aux conseils consulaires, à l’Assemblée des Français de l’étranger et à leurs membres, se base sur le décret 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.

Par conséquent, le conseiller consulaire peut comptabiliser les « frais d’approche » suivants dans ses frais de déplacement au conseil consulaire :

1. les frais de transport en commun au départ et au retour entre sa résidence et la gare ou l’aéroport (et inversement), ainsi que les frais de déplacement sur le lieu de la mission ;

2. En cas d’absence de transport en commun, les frais de taxi engagés peuvent être pris en compte, ou, en cas d’utilisation de son véhicule personnel, sur la base des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret du 3 juillet 2006 susvisé.

3. Un conseiller consulaire peut recourir à la location d’un véhicule en l’absence de tout autre moyen de transport adapté.

L’article 20 du décret n° 2014-144 du 18 février 2014 précise qu’un conseiller consulaire est considéré ne pas avoir participé à un conseil consulaire s’il n’a pas « un motif valable » ; si c’est le cas, et si des frais ont été engagés par le conseiller consulaire, ils pourront être comptabilisés dans ses frais annuels de déplacement. En l’occurrence, une grève des transports publics peut être considérée comme un motif valable dans la mesure où c’est un événement indépendant de la volonté du conseiller.

Par ailleurs, l’article 12 prévoit qu’avec « l’accord du président, les membres du conseil consulaires peuvent participer aux débats au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle. »

Pour bénéficier de la partie « hébergement » de l’indemnité journalière de mission, le conseiller consulaire doit être sur place pendant tout ou partie de la période allant de minuit à 5h du matin et produire les pièces justificatives de paiement de l’hébergement. La nécessité de passer une nuitée sur place s’évaluera en tenant compte de l’heure de convocation au conseil consulaire, de la durée de la réunion et des horaires proposés par les moyens de transport.

En ce qui concerne la fourniture des copies des convocations et des PV, le secrétariat général de l’Assemblée des Français de l’étranger va donner des instructions aux postes diplomatiques et consulaires pour qu’ils ajoutent ces documents aux demandes des conseillers consulaires.

Origine de la réponse : MAEDI/FAE/SG AFE