Dématérialisation du dossier scolaire de l’élève

Question écrite de M. Francis NIZET, membre élu de la circonscription électorale de Tokyo.

QUESTION

Aujourd’hui, lorsqu’un élève quitte un établissement scolaire du réseau, ses parents doivent récupérer un dossier (état civil, appréciations des enseignants, bulletins de l’élève) et un exeat -ces deux documents étant sous format papier-, afin de pouvoir réinscrire leur enfant dans tout autre établissement (du réseau AEFE ou en France).
Est-il envisageable de remplacer ces documents “papier” par un unique document électronique standard dont le format est à définir ?

Les avantages de cette dématérialisation seraient :
• un gain de temps dans l’administration des dossiers,
• un risque moindre de perte de documents,
• une sécurité et une confidentialité accrues dans la transmission des informations.
L’AEFE compte-elle se lancer dans cette voie ?

REPONSE

La dématérialisation du dossier scolaire n’a jusqu’ici pas été envisagée sur l’ensemble du réseau des établissements d’enseignement français.

Au niveau d’une région, la dématérialisation de la correction des copies des épreuves écrites du baccalauréat mise en place par l’AEFE en Asie pour la session de juin 2011 a entrainé la dématérialisation des livrets scolaires des candidats concernés. Ces livrets ont pu être numérisés par les établissements, qui bénéficiaient de scanners puissants acquis pour le traitement des copies. Ils ont été intégrés sur la plateforme sécurisée de la société partenaire de l’AEFE afin de pouvoir être consultés par le jury lors des délibérations (il convient de relever le coût de la location de la plateforme sécurisée destinée à stocker les archives numériques pendant les épreuves). La restitution des documents officiels aux candidats s’est toutefois faite, comme à l’accoutumée, sous format papier.

La question qui se pose aujourd’hui serait celle de l’ouverture d’un accès à cette plateforme sécurisée pour les élèves afin qu’ils puissent directement – en tous lieux et à volonté – consulter et imprimer leur livret. Une réflexion est en cours sur ce point à l’AEFE, en lien avec l’académie de Montpellier (qui est en charge du baccalauréat dans la zone Asie) ainsi qu’avec celle de Nantes qui conduit de son côté, pour la France, une expérimentation sur le relevé de notes.

En ce qui concerne les avantages attendus :
- le « gain de temps dans l’administration des dossiers » n’est pas avéré à ce stade ;
- le « risque moindre de perte de documents » impliquerait que, du côté de l’établissement ou des parents d’élèves, un mécanisme de sauvegarde sécurisée soit assuré ;
- « la sécurité et la confidentialité accrues dans la transmission des informations » est directement dépendante du type de dispositif choisi. Si l’on détaille la sécurité suivant ces différentes composantes (confidentialité, intégrité, disponibilité, authentification, non répudiation, signature), il apparaît que les mécanismes permettant de garantir chacun de ces sous-aspects sont relativement lourds à mettre en place (pour illustrer ce propos, il suffit de constater qu’aujourd’hui un citoyen français peut demander un certificat de naissance à sa mairie par voie électronique, mais en retour l’administration renvoie un document papier).

Les solutions sécurisées peuvent rapidement nécessiter des outils et une organisation complexes si la portée juridique du document doit être de même valeur que le dossier matérialisé (papier) et si toutes les garanties attendues doivent être apportées avec un fort niveau de sécurité.
Le passage d’un traitement papier à un traitement numérique de l’information impose par ailleurs une réorganisation du service administratif de l’établissement et implique une évolution significative des pratiques de travail, ce qui n’est pas sans conséquence sur les personnels concernés. Les projets de dématérialisation impliquent ainsi fréquemment une transformation nécessitant une conduite du changement non négligeable.

A ce stade, la dématérialisation générale des livrets scolaires n’est donc pas envisagée par l’AEFE, qui propose, avec pragmatisme qu’elle soit liée d’abord à l’extension de la dématérialisation de la correction des copies du baccalauréat afin de ne pas peser davantage sur chaque établissement qui serait responsable de cette mise en œuvre.

ORIGINE DE LA REPONSE : AEFE

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