Date de clôture des comptes dans les ambassades

Réunion du Bureau de l’AFE de décembre 2013 - Question d’actualité de Madame Martine Schoeppner, Messieurs Bernard Loron et Bernard Cariot, membres élus de la circonscription électorale Munich, Monsieur Daniel Ollagnier, membre élu de la circonscription électorale de Berlin, et le groupe UDIL

QUESTION

La date de clôture des comptes, de plus en plus précoce, est fixée au 6 décembre par la DGFIP semble-t-il pour l’ensemble des services comptables de l’Etat. Les ambassades sont donc touchées par cette règle ce qui pose problème dans les postes très importants. Sans doute la TGE a-t-elle besoin de temps mais ne serait-il pas possible de réduire ce délai à l’heure de l’informatique qui n’est finalement que ce que l’on en fait. 3 semaines semblent beaucoup d’autant que les délégations de crédits ne sont faites qu’à la mi, voire fin janvier.

Même si en 2013 à Berlin les premières demandes de paiement ont pu exceptionnellement être saisies le 8 janvier cela fait tout de même 5 semaines pendant lesquelles aucune dépense ne peut être engagée ce qui, peut-être, est (vacances d’hiver) sans conséquence à Paris mais qui à l’étranger pose problème surtout lorsque ce délai s’allonge d’une ou deux semaines supplémentaires comme ce fut déjà le cas.

Cela suppose en outre que les postes présentent leurs demandes de plus en plus détaillées très tôt, avant la fin de l’année pour que la DAF puisse rendre ses arbitrages.

Certes, une procédure a été mise en place pour les dépenses d’énergie, téléphone, et contrats divers qui permet de faire des engagements juridiques avant la clôture de gestion, de « geler » les crédits correspondants, de payer après la clôture en « paiement à régulariser » qui sont régularisés dès que les crédits sont re-délégués début janvier mais cette procédure est strictement limitée à ces natures de dépenses.

Pourquoi cette date de clôture est-elle si précoce, quelles mesures pourraient être envisagées concernant les postes à l’étranger où la vie continue même en période de vacances !

REPONSE

Par lettre circulaire DF–1BE-13-3285 du 27 septembre 2013, le Ministre délégué chargé du Budget a fixé les dates limites de fin de gestion applicables à l’exercice 2013. Cette circulaire s’applique à l’ensemble des ministères.
Cette année, les principales dates limites relatives aux demandes de paiement et mouvements de crédits demeurent inchangées par rapport à la gestion précédente.

Les principaux jalons de cette fin de gestion sont les suivants :

  • Pour la consommation des autorisations d’engagement (AE) : les engagements (ainsi que les décisions d’affectation) peuvent intervenir jusqu’au mardi 31 décembre.
  • En revanche, pour la consommation des crédits de paiement (CP) : la date limite de réception chez le comptable du dossier complet des demandes de paiement, accompagnées de l’ensemble des pièces justificatives requises, sous format papier, est fixée au mardi 10 décembre 2013.
    Il convient de compter, a minima, une journée pour l’échange des flux permettant de valider les dernières demandes de paiement (DP) dans le progiciel interministériel Chorus. Ce n’est qu’après que la demande de paiement a été dûment validée qu’elle peut être transmise au comptable de rattachement (Trésorerie générale pour l’Etranger – TGE – ou Trésorier) assortie de tous les justificatifs.

En ce qui concerne l’Allemagne, les délais fixés par la Direction du Budget s’imposent bien évidemment au Trésorier de Berlin, comptable secondaire, qui doit recevoir toutes les pièces de dépenses après leur validation dans le progiciel interministériel Chorus. Tout comme le Trésorier payeur général pour l’Etranger (TPGE), comptable principal du ministère, il ne dispose d’aucune période complémentaire tant en dépenses qu’en recettes. Il est donc impératif qu’il ait reçu le mardi 10 décembre toutes les comptabilités papier, de toute l’Allemagne, faute de quoi, leur traitement risque de ne pouvoir être réalisé par ses services et, ainsi, de générer une augmentation du nombre de rejets comptables en fin d’exercice, induisant autant de perte de crédits alloués en 2013, dont la charge imprévue est reportée sur le budget 2014.

Si l’on établit un retro-planning, on constate aisément qu’il n’était pas possible de fixer la clôture de la gestion annuelle de 2013 à une date ultérieure au jeudi 5 décembre.
En effet, la journée du vendredi 6 décembre est consacrée aux derniers échanges de flux entre COREGE (logiciel comptable des postes) et Chorus (logiciel de l’Etat). Les samedi 7 et dimanche 8 décembre, les flux informatiques sont fermés avec Chorus.
Le lundi 9 décembre est le dernier jour pour l’envoi des comptabilités sous format papier par messagerie express depuis les postes périphériques pour qu’elles aient une chance d’arriver à temps pour le mardi 10 à Berlin.

Le délai de 14 jours ouvrés dont dispose ensuite le comptable pour traiter l’ensemble des dépenses devant être rattachées au budget de l’année est finalement très contraint. En effet, il faut savoir que les DP qui n’auraient pu être comptabilisées par les comptables avant le 31 décembre 2013, seront basculées sur 2014 pour paiement et consommation des CP au titre de la gestion 2014. C’est pourquoi la Direction du Budget fixe un calendrier anticipé et rappelle l’obligation pour les comptables d’accomplir les diligences nécessaires à la validation et à la mise en règlement en 2013 des demandes de paiement qui leur auraient été transmises jusqu’aux dates limites d’ordonnancement fixées pour cette gestion.

Le dispositif dérogatoire de fin de gestion mis en place fin 2012, par modification de l’arrêté du 11 avril 1995, permet actuellement de payer toutes les factures reçues après la date de clôture et concernent les dépenses obligatoires, incompressibles, juridiquement inéluctables et indispensables à la poursuite de l’activité du poste. L’arrêté amendé vise notamment tous les frais de communication, l’énergie et les fluides de même que les dépenses imprévues résultant de réparations urgentes (matériel, véhicules, immobilier). L’usage montre que le spectre des dépenses autorisées par cette dérogation permet tout à fait aux postes de fonctionner normalement jusqu’à la mise en place des crédits de l’année suivante. D’ailleurs, en tant que de besoin, le Trésorier à Berlin est tout à fait dans son rôle en facilitant la mise en œuvre de cette disposition réglementaire.

Enfin, en ce qui concerne la mise en place des crédits, jugée par trop tardive, celle-ci est assujettie à la date de visa du document de répartition initiale des crédits et des emplois (DRICE) par le contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM).

Les articles 91 et suivants du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique dispose que l’autorité chargée du contrôle financier, c’est-à-dire le CBCM, également TPGE, vérifie lors de la programmation budgétaire le caractère sincère des prévisions de dépenses et d’emplois présentées par les responsables de programmes et au sein de chaque programme et leur compatibilité, dans la durée, avec les objectifs de maîtrise de la dépense publique. Il apprécie également leur soutenabilité budgétaire.

La portée de cette disposition d’ordre général, est explicitée en ce qui concerne le DRICE, par l’article 91 dudit décret qui prévoit que contrôleur budgétaire et comptable ministériel délivre son visa, pour chacun des programmes concernés, avant le 10 janvier.

La délivrance du visa permet aussitôt la mise en place des crédits auprès des gestionnaires, c’est-à-dire des responsables de budget opérationnel de programme (BOP). Ils sont ensuite répartis au niveau des unités opérationnelles (UO) pour être mis à disposition des services et des postes à l’étranger. Cette mise à disposition des crédits se fait par l’utilisation du progiciel Chorus.

Le contrôle exercé à l’occasion du visa porte sur l’exactitude des projets de répartition des emplois de chaque ministère et de répartition des crédits de chaque programme entre les services de l’État ainsi que sur la cohérence des emplois alloués et des crédits de personnel correspondants pour chaque programme. Il porte également sur les conditions de présentation des documents prévisionnels de gestion, et de suivi de l’exécution budgétaire établis par les gestionnaires. Le CBCM s’assure de la constitution, en tant que de besoin, d’une réserve de crédits destinée à prévenir une détérioration de l’équilibre budgétaire, dite réserve de précaution qui représente chaque année un pourcentage des crédits prévus dans la Loi de Finance Initiale (LFI)./.

ORIGINE DE LA REPONSE : MAE/DGA/DAF

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