Aggravation des difficultés de fonctionnement du réseau consulaire à Madagascar et plus largement en Afrique francophone

Session plénière septembre 2013 - Question d’actualité de M. Jean-Daniel CHAOUI, membre élu de la circonscription électorale de Tananarive

QUESTION

Les Conseillers à l’Assemblée des Français de l’Etranger sont élus au suffrage universel. Cela leur confère une responsabilité par rapport à la communauté française résidente à l’étranger, la première étant celle d’exercer pleinement et sérieusement le mandat qui leur a été confié.

L’exercice du mandat de Conseiller AFE se décline en plusieurs engagements, dont celui de recevoir les personnes qui le souhaitent, de les écouter, de les conseiller et de les aider dans la compréhension et l’aboutissement de leurs démarches administratives. Je tiens, à cet effet, tous les lundis matin, une permanence dans les bureaux de l’association Français du Monde-Madagascar à Tananarive. J’y reçois plus de 300 personnes par an. Je suis destinataire, par ailleurs, d’un abondant courrier par internet. Mes correspondants en province s’astreignent au même exercice. Plus d’un millier de personnes sollicitent ainsi, peu ou prou, notre aide, chaque année.

Cette proximité avec le public m’entraîne, après une étude sérieuse des dossiers et presque toujours une audition des personnes intéressées, à adresser des demandes d’information au Consulat général de Tananarive. Les personnes s’inquiètent, en effet, légitimement, du devenir de leurs démarches administratives lorsque les délais prennent des proportions importantes. C’est le cas de nombre de situations par rapport aux personnes que je reçois.

Le premier écueil relevé dans la relation du public avec l’administration consulaire est celui de la communication. Pour prendre un exemple récent, les personnes sont inquiètes du devenir d’une demande de transcription de l’acte de naissance de leur enfant dont elles n’ont pas de nouvelle depuis le dépôt de la demande voilà dix-huit mois. Elles n’ont aucune possibilité de s’informer puisque l’administration consulaire ne répond pas ou très rarement aux courriers et aux messages internet qui lui sont adressés. Le consulat général est aussi imperméable à toutes demandes de renseignement par téléphone. L’administration consulaire est donc inaccessible à toute demande de renseignement.

Cette proximité avec le public me permet aussi, « ex nihilo nihili », d’approcher une réalité qui aujourd’hui m’inquiète concernant la capacité actuelle des services du consulat général de Tananarive à faire face à la demande légitime de nos compatriotes à être administrés normalement. Il est indéniable que, par exemple, les délais d’attente, concernant les transcriptions d’acte, s’allongent considérablement. Les exemples sont multiples, j’en suis témoin chaque lundi matin. J’ai acquis la conviction qu’aujourd’hui, le nombre de dossiers « en souffrance » au Consulat général de Tananarive dépasse très largement le millier de demande, peut-être le double ou plus. Les Chancelleries de Tamatave et de Majunga devant être transformées en Agence consulaire avec un transfert de charges de travail sur Tananarive et une suppression de postes d’agents consulaires, la prise en compte des besoins administratifs de nos compatriotes à Madagascar semble, actuellement, de la part de la DFAE, très sous-évaluée.

Je poursuivrais par une réflexion sur le fonctionnement de notre administration consulaire et sur les procédures actuellement validées dans le traitement des dossiers. Nous avons fait le constat que les services consulaires étaient, de plus en plus, dans l’incapacité de répondre à la demande du public, particulièrement en ce qui concerne les transcriptions des actes d’état civil qui demandent, actuellement, une vérification quasi systématique « in situ ». Cette situation ne peut, à mon sens, que s’aggraver.

Nous pouvons soit :

  1. en prendre acte et nous en satisfaire, estimant que le public doit s’adapter à être administré dans des conditions de plus en plus aléatoires et diluées dans le temps ;
  2. augmenter le nombre d’agents de façon à pouvoir administrer correctement nos compatriotes ;
  3. mettre en parallèle les moyens et la demande et adapter les procédures aux moyens pour permettre une administration acceptable de nos compatriotes.

Le point 1 n’étant pas déontologiquement acceptable, le point 2 devrait faire l’objet d’un réajustement même dans la situation présente que nous savons difficile, le point 3 propose d’ouvrir une perspective de réflexion à l’occasion de la « Réforme du réseau consulaire » à l’étude au ministère.

La direction des Français à l’étranger a-t-elle conscience de la dégradation importante et sans cesse aggravée de la qualité du service rendu aux Français de l’étranger en Afrique en particulier et à Madagascar notamment. Que pense-t-elle du constat présenté ci-dessus et des pistes de réflexions suggérées ? ./.

REPONSE

  • 1 - Information du public

Le consulat général de France à Tananarive informe et accueille le public à son guichet, au standard téléphonique et sur son site internet.
Afin de conserver une trace des échanges et faciliter ainsi des correspondances ultérieures, ce poste répond aux interrogations des administrés par courriel ou par courrier. En cas d’appel téléphonique, la standardiste oriente les demandeurs afin de faciliter leurs démarches par correspondance.
Par ailleurs, un effort important est consacré à la tenue et la mise à jour du site internet qui contient l’essentiel des informations pratiques en matière d’état civil.

A la date du 26 août 2013, le consulat général a reçu plus de 4500 courriers depuis le début de l’année. Il a envoyé près de 5000 correspondances tous destinataires confondus.
Quotidiennement, le service reçoit une centaine de courriels (± 60) et courriers (± 40) provenant des usagers. Sur une équipe de neuf personnes, un agent s’y consacre entièrement, voire deux à certaines périodes.
Les questions les plus simples sont traitées sous quarante-huit heures (75 % des réponses environ). Un délai plus long, pouvant dépasser un mois, voire plus, est possible s’agissant des situations complexes.
Il est exceptionnel que des messages ou courriers restent sans réponse aucune. Cela peut cependant se produire, notamment en cas d’engorgement ponctuel de la messagerie.

  • 2 - Traitement des dossiers

Le consulat général de France à Tananarive établit entre 2300 et 2500 actes d’état civil par an dont 96% sont des actes transcrits.
Sur l’ensemble des transcriptions, 12% des dossiers font l’objet d’une instance en raison des vérifications opérées dans le cadre de l’article 47 du code civil (cf infra) et de la loi 2006-1376 du 14 novembre 2006 sur le contrôle de validité des mariages.
De fait, en raison des délais de traitements dont les causes sont multiples (levées d’actes, vérifications sur place, dossiers incomplets, circuit judiciaire), entre 300 et 500 dossiers sont en attente de traitement chaque année, constituant un fonds constant d’environ 2600 dossiers.

Ce fonds est en cours de résorption. En 2012, à la même période, il comptait plus de 3000 dossiers.
Néanmoins, compte tenu du caractère incompressible de certaines procédures, dû en grande partie aux délais de réponses des autorités locales, un seuil de dossiers en instance demeure inévitable.
Soucieux, néanmoins, de limiter ce nombre, le consulat général a entrepris plusieurs actions afin de diminuer le recours à la transcription et, lorsque celle-ci est nécessaire, de mieux cibler les procédures de vérification tout en améliorant le traitement des dossiers dont la régularité est avérée.

A cet égard, une campagne d’information à l’attention des futurs parents français est menée actuellement, afin que ceux-ci viennent déclarer directement la naissance de leur enfant auprès des services consulaires. Cette démarche présente l’énorme avantage de garantir aux parents des délais de traitements quasi-immédiats et des actes établis par un officier d’état civil français.

Par ailleurs, il est possible d’envisager le renfort ponctuel d’un ou deux agents spécialisés en état civil qui permettrait de poursuivre la réduction du nombre de dossiers en cours d’instance.

  • 3 - Vérifications entreprises dans le cadre des transcriptions d’actes d’état civil

Dans le contexte d’un état civil local défaillant, notre poste à Tananarive est particulièrement vigilant quant à la validité des copies d’actes qui lui sont présentées. Il y est contraint par la loi et l’article 47 du code civil en particulier.

Sans méconnaître les inconvénients de ces procédures pour les usagers, ces vérifications visent à leur garantir la sécurité de leur état civil, afin que celui-ci ne soit pas remis en cause à l’avenir.
A cet égard, Madagascar ne fait pas exception et des vérifications de ce type sont entreprises dans de nombreux pays où l’état civil local ne présente pas toutes les garanties prescrites par notre législation.

Cependant, ces procédures sont loin d’être systématiques et ne concernent que les actes pour lesquels un doute se manifeste. De fait, seuls 6% de l’ensemble des actes traités par notre poste donnent lieu à une saisine du parquet de Nantes.
Cette minorité de dossiers de fraude entrave cependant l’ensemble du traitement. En effet, les vérifications sont extrêmement consommatrices de moyens qu’il s’agisse des levées d’actes, pour lesquelles des relances fréquentes sont nécessaires, ou des vérifications sur place qui nécessitent la mobilisation d’agents sur le terrain tout au long de l’année.

  • 4 - Fonctionnement du réseau consulaire en Afrique francophone et à Madagascar

Vous n’ignorez pas les défis que la DFAE et le réseau consulaire, dans son ensemble, doivent relever continuellement.
Ainsi, à Madagascar, l’activité actuelle de notre consulat général à Tananarive s’inscrit dans un vaste chantier de réorganisation de nos représentations dans ce pays. La transformation des chancelleries détachées de Tamatave et Majunga en agences consulaires a été anticipée dès 2010, en particulier s’agissant de l’activité état civil, sachant que, depuis 2007, les chancelleries ne procèdent plus aux transcriptions. En 2010, un emploi « état civil » a été transféré de Tamatave à Tananarive, mouvement suivi, en 2012, du transfert de deux autres emplois en provenance de Diego Suarez et de Majunga.
En outre, la transformation en 2013 de ces deux chancelleries détachées en agences consulaires s’accompagne du maintien sur place d’un agent de droit local et du transfert vers Tananarive de quatre emplois.

D’une manière générale, dans un contexte de fortes contraintes budgétaires, de réduction des effectifs et du nombre de représentations, des solutions ont été mises en place afin de maintenir un service de qualité aux usagers.

La valorisation des moyens est privilégiée sous plusieurs formes.
Le regroupement de plusieurs représentations au sein de services à guichet unique permet une meilleure utilisation des moyens techniques et évite la dispersion des personnels spécialisés sur plusieurs sites.
L’effort est également porté sur la qualification des agents par une offre étendue de formations professionnelles dédiées aux métiers consulaires dans le cadre de l’Institut de Formation à l’Administration Consulaire (IFAC). Celles-ci sont complétées par des missions ponctuelles ciblées en fonction de problématiques locales. Ainsi, une formation régionale des postes d’Afrique de l’Ouest s’est-elle tenue à Dakar en 2010 et à Yaoundé en 2011. Une autre de ces formations doit avoir lieu à Tananarive au mois de novembre de cette année, à laquelle participeront des agents du service central d’état civil.
Enfin, notre réseau consulaire bénéficie de services d’assistance technique et juridique implantés sur le site nantais du ministère des affaires étrangères.

L’efficacité du réseau repose également sur la simplification et la modernisation des procédures telles celles mises en œuvre dans le cadre du programme d’adaptation et de modernisation de l’administration consulaire (PAMAC). Ainsi, une révision générale des instructions de l’état civil a-t-elle été mise en œuvre en 2012.
Des instructions aux postes viennent régulièrement compléter ce dispositif comme celles relatives à l’optimisation des procédures de contrôle des mariages célébrés à l’étranger, envoyée à nos postes aux mois d’avril et d’août derniers./.

ORIGINE DE LA REPONSE : MAE/FAE (SAEJ/SCEC et MGP) et le Poste à Madagascar

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